認可地縁団体の総会の開催等について

認可地縁団体（地方自治法の規定により市長の認可を受けた地縁による団体（自治会・町内会等））は、規約の定めるところにより、決算終了後一定期間内に定期総会を開催することとされています。

また、総会の開催に当たっては、規約の定めるところに従い、招集、議決、議事録作成等を行う必要があります。

このうち、総会の書面表決及び委任並びに議事録作成については以下を参考にしてください。

(注意)以下の記載事項は、「地縁による団体の法人格取得の手引」に記載の規約例に沿って作成された規約を前提にしたものです。各団体の規約の内容によっては運用が異なる場合がありますのでご注意ください。

書面表決について

やむを得ない理由のために総会に出席できない会員は、あらかじめ通知された事項について、書面をもって表決することができます。書面表決を行った会員は、出席したものとみなされます。

(注意)ここでお示ししたのはあくまで一例です。書面表決をどのような形で行うかは、地域の実情に応じ、各団体でご判断ください。

また、総会に出席できない会員は、書面表決に代えて、電磁的方法により表決することができます。

電磁的方法に該当するものとして、電子メールなどによる送信、ウェブサイト、アプリケーションを利用した表決、情報をディスク等に記録し、そのディスク等を配布する方法などが挙げられます。

なお、いずれの方法についても、受信者がファイルへの記録を出力することにより書面を作成することができるものである必要があります。

やむを得ない理由のために総会に出席できない会員は、他の会員を代理人として表決を委任することができます。委任を行った会員は、出席したものとみなされます。

総会の議事については、次の事項を記載した議事録を作成しなければいけません。

また、議事録には、議長及びその会議において選任された議事録署名人2人以上が署名する必要があります。

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