本人通知制度について

更新日：2023年06月13日

平成31年1月1日より通知を開始しています。（平成30年10月1日より登録申出書の受付を行っています。）

1．本人通知制度とは

住民票の写しや戸籍謄本等は、本人以外の代理人や第三者でも法律上の要件を満たしている場合は請求することができます。

本人通知制度（事前登録型）とは、事前に登録した方の住民票の写しや戸籍謄本等を代理人や第三者に交付した場合に、本人へ交付した事実を郵送で通知する制度です。

  • （注意）この制度は、代理人や第三者からの請求を拒否したり、交付の可否を登録した方に確認する制度ではありません。
  • （注意）この制度による通知を受け取りたい場合は、事前に登録申出書を提出していただく必要があります。

通知までの流れ

  1. 事前登録：本人（又は代理人）から市役所へ、登録申出書を提出して事前登録の手続きを行う。
  2. 交付請求：代理人（又は第三者）から市役所へ、住民票の写し等の交付請求が出される。
  3. 証明書の交付：市役所から代理人（又は第三者）へ、住民票の写し等を交付する。（疎明資料などをもとに適切に審査を行います。また、本人通知制度の登録者であることは交付請求者には伝えません。）
  4. 通知：市役所から本人へ、交付した事実を郵送で通知する。

2．制度の目的

住民票の写しや戸籍謄本等は、本人以外の第三者でも法律上の要件を満たしている場合は請求できますが、結婚差別や就職差別につながる身元調査を目的とした戸籍謄本等の不正取得事件が全国で複数発生しています。

この不正取得事件の発生や、近年の個人情報保護及びプライバシー保護の意識の高まりを受けて、本人通知制度を導入する自治体が増えています。

松江市でも、住民票の写しや戸籍謄本等の不正請求を抑止し、不正取得による人権侵害を防止することを目的としてこの制度を実施します。

  • 「不正請求の抑止」：制度が周知されることで、委任状偽造などの不正請求を未然に防止する。
  • 「不正取得による人権侵害の防止」：不正取得の早期発見により、被害の拡大を防止する。

3．住民票の写しや戸籍謄本等の第三者請求とは

住民票の写しや戸籍謄本等は、住民基本台帳法及び戸籍法により、本人以外の第三者でも次に該当する場合は請求できます。

  1. 自己の権利行使又は義務履行に必要な場合
    【例】債権者（金融機関等）が、債権回収のために債務者の住民票の写しを請求する。
    【例】遺言者が、遺言公正証書作成のために推定相続人の戸籍謄本等を請求する。
  2. 国又は地方公共団体の機関に提出する必要がある場合
    【例】遺産分割調停申立て（提出先：家庭裁判所）のために、被相続人や相続人の戸籍謄本等を請求する。
  3. その他正当な理由がある場合
    【例】成年被後見人に対する医療行為への親族による同意が必要な場合に、成年後見人が被後見人の兄弟姉妹等の戸籍謄本等を請求する。
  4. 特定事務受任者（弁護士等）が、受任している事務の遂行のために専用の職務上請求書で請求する場合
    【例】弁護士が、損害賠償請求事件の準備のために住民票の写し等を請求する。
    【例】司法書士が、相続による所有権移転登記申請の代理業務のために被相続人や相続人の戸籍謄本等を請求する。
    • 特定事務受任者とは、弁護士、司法書士、土地家屋調査士、税理士、社会保険労務士、弁理士、海事代理士及び行政書士をいいます。（各法人を含む。）

4．登録手続き（登録無料・有効期限なし）

登録できる方

  • 松江市に住民票がある方（過去にあった方を含む）
  • 松江市に本籍がある方（過去にあった方を含む
  • （注意）登録は個人単位です。同一世帯または同一戸籍の方であっても、登録申出は個人単位で必要です。
  • （注意）日本国内に現在住民登録のある方が対象です。

受付窓口

  1. 本庁市民課証明発行係（1番窓口）
  2. 各支所市民生活課
  3. 郵送

窓口の受付時間は月曜日から金曜日の午前8時30分から午後5時15分までです。（祝日、年末年始（12月29日から1月3日）を除く。）

窓口での登録申出に必要なもの

  1. 本人が登録申出をする場合
  2. 法定代理人が登録申出をする場合
    • 松江市本人通知制度登録申出書(PDFファイル:168.4KB)
    • 法定代理人であることが確認できる書類（例：戸籍謄本、成年後見登記事項証明書など）
      松江市の戸籍で法定代理人であることが確認できる場合は省略できます。
    • 法定代理人の本人確認書類（運転免許証、マイナンバーカード、パスポートなど）
  3. 委任状による任意代理人が登録申出をする場合

郵送での登録申出に必要なもの

窓口に来庁することができない場合は、郵送で登録申出をすることができます。

  1. 本人が郵送による登録申出をする場合
  2. 法定代理人が郵送による登録申出をする場合
    • 松江市本人通知制度登録申出書(PDFファイル:168.4KB)
    • 法定代理人であることが確認できる書類（例：戸籍謄本、成年後見登記事項証明書など）
      松江市の戸籍で法定代理人であることが確認できる場合は省略できます。
    • 法定代理人の本人確認書類（運転免許証、マイナンバーカード、健康保険証など）の写し

宛先

郵便番号690-8540

島根県松江市末次町86番地

松江市役所市民課証明発行係

5．通知の対象となる証明書と交付請求

通知の対象となる証明書

  • 住民票の写し
  • 住民票記載事項証明書
  • 戸籍の附票の写し
  • 戸籍謄本及び抄本（戸籍全部事項証明書及び個人事項証明書）
  • 戸籍記載事項証明書
    • それぞれ消除又は除かれたものを含みます。

通知の対象となる交付請求

  • 代理人による交付請求
  • 第三者による交付請求

通知の対象とならない交付請求

  • 本人等による交付請求
    • 本人等とは、住民票関係では「本人又は同一世帯の方」、戸籍関係では「戸籍に記載されている方、又はその配偶者、直系尊属及び卑属」をいいます。
  • 国または地方公共団体の機関からの交付請求
  • 弁護士等の特定事務受任者が行う請求のうち、裁判や紛争処理手続き等の代理業務を目的とした交付請求

6．通知内容と個人情報開示請求

通知内容

  • 交付年月日
  • 証明書の種別
  • 交付通数
  • 交付請求者の区分（代理人・第三者）

（注意）交付請求者の住所氏名等の個人情報は通知できません。

個人情報開示請求

通知のあった交付請求については、個人情報保護法に基づき、交付請求書の開示請求を行うことができます。

ただし、開示される範囲は同法に規定する範囲内となり、交付請求者の住所氏名といった第三者に関する個人情報は非開示となる場合がありますので、あらかじめご了承ください。

7．その他注意事項等

登録の抹消について

登録に期限はなく、本人から廃止の届出があるまで有効です。

ただし、登録者が死亡または失踪宣告を受けた場合、住民票が職権消除された場合、証明書の保存年限が経過した場合等は登録を抹消します。

住所異動等に伴う変更届について

住所異動等により登録した内容に変更が生じた場合は、住民票の異動届等とは別に、この制度の変更届が必要となります。

変更届を行わなかったことにより通知書が返戻された場合は、登録を抹消します。

コンビニ交付の利用制限について

この制度に登録されると、各種証明書のコンビニ交付サービスが利用できなくなりますのでご了承ください。

8．各種様式など

松江市本人通知制度登録申出書 (PDFファイル: 168.4KB)

松江市本人通知制度登録（変更・廃止）申出書 (PDFファイル: 103.5KB)

委任状 (PDFファイル: 183.6KB)

松江市住民票の写し等の交付に係る本人通知制度実施要綱 (PDFファイル: 278.9KB)

松江市本人通知制度チラシ表面 (PDFファイル: 224.9KB)

松江市本人通知制度チラシ裏面 (PDFファイル: 185.6KB)

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