市と県の書式のフォーマットの違いについて（受付日：2024年7月11日）

寄せられたご意見

NPO法の改正を切っ掛けに、諸々の手続きや、主務官庁が島根県から松江市に、また、メールや印鑑が不要になるなど簡便化されました。

但し、書式のフォーマットが松江市と島根県で、微細な点が違います。

担当セクションの方は「島根県は島根県」「松江市は松江市」とおっしゃいますが、作成する者は、同じ項目の違う書式(つまり二種2枚)を作成する事になります。

せめて「島根県へは島根県知事名」「松江市へは松江市長名」を変え、本文のフォーマットは同じにして頂くと、事務効率上で助かります。

【追記】

誤認の一番の原因は、島根県のハンドブックへの誘導が、各項目の上部に貼り付けられている。

松江市のフォーマットを、敢えて使用させるのであれば、島根県のフォーマットへの誘導について、誤認・誤解しない文言をキチンと解るように入れて欲しい。

ホームページの大原則は、誰が見ても(読んでも)誤認しない事だと思います。

ホームページの表示について、早急に検討して下さい。

【追記】

書式について、島根県とのすり合わせを行なっていれば、このような事は、起こらないと判断します。

ご意見に対する回答

頂戴したご要望は、6月28日付のメールに添付してお送りいただいた「島根県に提出の役員名簿.doc」（「しまね社会貢献基金」の団体登録用の「団体役員名簿」…(1））の書式と、令和5年度の事業報告書に使用する「前事業年度の年間役員名簿」…(2）、および役員の変更があった際にご提出いただく「役員名簿」…(3）の書式を統一することにより、書類を作成される方々のご負担を軽減すべきではないかとのご意見と受け取っております。

このうち、(1)「団体役員名簿」は、島根県がNPO法人における暴力団員の有無を警察に照会することを目的としているため、役員の生年月日や性別の記載が必要なこと、島根県警察本部への照会に関する同意書を兼ねていることに加えて、提出日時点の役員が記載の対象とされております。

一方、(2)「前事業年度の年間役員名簿」は、NPO法人の前事業年度の状況を一般に公開することなどを目的として本市にご提出いただくものでして、役員の就任期間や報酬を受けた期間の記載が必要であり、前事業年度の全役員を記載の対象としております。

また、(3)「役員名簿」は、役員の氏名・住所・居所に変更が生じた都度ご提出いただくものであり、変更後の役員を記載の対象とするものです。なお、貴団体の場合は、令和4・6年度に役員の変更があったため、変更時点ごとに役員名簿を提出していただく必要がございました。

このように、目的に応じて記載する項目や時点が異なるため、書式を統一することは困難である旨ご理解ください。

なお、(2)「前事業年度の年間役員名簿」と(3)「役員名簿」は、本市と島根県の両ホームページに同じ書式が掲載されていますので、島根県ホームページから取得された書式を用いて本市に提出していただくことができます。

なお、本市ホームページの表記につきましては、いただいたご意見を踏まえて、注記の記載やガイドブック誘導位置などを修正いたしましたのでご確認ください。

この記事に関するお問い合わせ先

市民部市民生活相談課
電話：0852-55-5169（市民活動推進係）、0852-55-5677（伺います係）
ファックス：0852-55-5544
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